學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項

臺東縣教育處府教終字第1130252089號函

1. 教育部為保護教職員、學生、家長之權益，特訂定學校使用資通系統或服務蒐集及使用個人資料注意事項（以下簡稱本注意事項）。
2. 各級學校為行政目的使用資通系統或服務蒐集教職員、學生、家長之個人資料者，應遵循個人資料保護法相關規定並參酌本注意事項辦理。但各直轄市、縣（市）政府另有規定者，其所轄學校從其規定。
3. 學校為行政目的使用資通系統或雲端資通服務（如Google 表單、Microsoft Forms 等問卷調查服務）涉及蒐集個人資料者，應注意下列事項：
   1. 資料蒐集最小化：僅蒐集適當、相關且限於處理目的所必要之個人資料，處理及利用時，不得逾越特定目的之必要範圍，並應與蒐集之目的具有正當合理之關聯。
   2. 存取控制：應注意檔案存取權限設定，應採最小權限原則，僅允許使用者依目的，指派任務所需之最小授權存取。
   3. 使用雲端資通服務者，應詳閱設定內容，不宜使用者共同編輯個人資料檔案清冊，並應注意避免設定允許顯示其他使用者作答內容（如Google 表單不應勾選「顯示摘要圖表和其他作答內容」），避免使用者能瀏覽其他使用者資料，造成個人資料外洩。公佈前應確實做好相關設定檢查，並實際操作測試，確認無誤後再行發布。
   4. 傳輸之機密性：網路傳輸應採用網站安全傳輸通訊協定（HTTPS）加密傳輸，並使用TLS 1.2 以上版本傳輸。
   5. 資料儲存安全：如涉及蒐集個人資料保護法第6 條之個人資料或其他敏感個人資料，應以加密方式儲存。
   6. 應訂定個人資料保存期限，並於期限或業務終止後將蒐集之個人資料予以刪除或銷毀，避免個人資料外洩。
4. 各校或其主管機關得依本注意事項，訂定各校相關作業流程規定。